que es  Microsoft Access?

Microsoft Access es un programa creado para crear, manipular y modificar bases de datos acerca de cualquier tema.

A través de este programa se puede ordenar la información de diferentes formas según la que le sea mas conveniente al usuario.

Microsoft Access tiene diversas funciones con las cuales se pueda facilitar la manipulación y modificación de la información que contenga la base de datos.

Este, útil, programa lo podemos utilizar para conseguir información acerca de un tema, cosa, persona o cualquier cosa que el usuario necesite de forma mas rápida y ordenada ya que puede mostrarle a el usuario cualquier dato solicitado por este que obtenga la base de datos.

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Access es un completo y demandado programa informático en entornos de empresa, que permite la creación y gestión de bases de datos, así como su modificación, control y mantenimiento.

Microsoft Access es una aplicación cliente de los motores de bases de datos relacionales Microsoft Jet (Office 2003 y anteriores) y Microsoft Ace (Office 2007). 

Es más que un sistema de administración de bases de datos relacionales (RDBMS), ya que incluye las siguientes características: 
1. Editor de consultas y tablas 
2. Editor de formularios 
3. Editor de informes 
4. Editor de macros de Visual Basic for Applications 
5. Editor de páginas de acceso a datos 

Las bases de datos de Access están orientadas ya sea a aplicaciones de escritorio o a aplicaciones distribuidas con bajos requerimientos de rendimiento. No hay un proceso servidor al que deben conectarse las aplicaciones cliente, sino que cada aplicación se enlaza con el código del driver del motor Jet o Ace, y accede directamente a la base de datos. 

Access es ideal para realizar bases de datos para aplicaciones de escritorio, con muchos informes ad-hoc, pero no está orientado para aplicaciones empresariales. En ese caso, se deben utilizar servidores como PostgreSQL, MySQL o Microsoft SQL Server. 

Para que sirve Microsoft Access?

Permite el ingreso de datos de tipos: Numéricos, Texto, Fecha, Sí/No, OLE, Moneda, Memo y Boolean. Pueden desarrollarse aplicaciones completas basadas en Microsoft Access, pues trae consigo las herramientas necesarias para el diseño y desarrollo de formularios para el ingreso y trabajo con datos e informes para visualizar e imprimir la información requerida. 

Su funcionamiento se basa en un motor llamado Microsoft Jet, y permite el desarrollo de pequeñas aplicaciones autónomas formadas por formularios Windows y código VBA (Visual Basic para Aplicaciones). Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas. Entre las principales funcionalidades de Access se encuentran: 

* Crear tablas de datos indexadas. 
* Modificar tablas de datos. 
* Relaciones entre tablas (creación de bases de datos relacionales). 
* Creación de consultas y vistas. 
* Consultas referencias cruzadas. 
* Consultas de acción (INSERT, DELETE, UPDATE). 
* Formularios. 
* Informes. 
* Llamadas a la API de windows. 
* Interacción con otras aplicaciones que usen VBA (resto de aplicaciones de Microsoft Office, Autocad, etc.). 
* Macros. 

Además, permite crear frontends - o programa que muestra la interfaz de usuario - de bases de datos más potentes ya que es un sistema capaz de acceder a tablas externas a través de ODBC como si fueran tablas Access. 

Es un software de gran difusión entre pequeñas empresas (PYMES) cuyas bases de datos no requieren de excesiva potencia, ya que se integra perfectamente con el resto de aplicaciones de Microsoft y permite crear pequeñas aplicaciones con unos pocos conocimientos de programación. 

Entre sus mayores inconvenientes figuran que no es multiplataforma, pues sólo está disponible para sistemas operativos de Microsoft, y que no permite transacciones. Su uso es inadecuado para grandes proyectos de software que requieren tiempos de respuesta críticos o muchos accesos simultáneos a la base de datos.

elementos de una base de datos? 

Crear una tabla en la vista Diseño de Access?

Existen dos maneras de crear una tabla de Access: Crear la tabla en la vista Hoja de datos o crear la tabla en la vista Diseño. Con cualquiera de los dos métodos llegaremos al mismo resultado pero en  esta ocasión mostraré el método para crear una tabla en la vista Diseño de Access.

En un artículo anterior creamos una nueva tabla en la vista Hoja de datos. Ahora crearé la misma tabla en una nueva base de datos pero utilizando la vista Diseño. A continuación los campos que crearemos:

Crear una tabla en la vista Diseño

Lo primero que debemos hacer es pulsar el botón Diseño de tabla que se encuentra dentro del grupo Tablas en la ficha Crear.

Una vez que se muestra la cuadrícula en el panel derecho el procedimiento será el mismo para todos los campos.

En la columna Nombre del campo colocaremos los nombres de los campos de la tabla y en la columna Tipo de datos elegiremos el tipo de dato para cada campo de la tabla. De esta manera podemos crear todos los campos de nuestro ejemplo:

Como regla general siempre colocamos primero el campo clave. Para establecer el campo clave debemos seleccionar el campo correspondiente y pulsar el botón Clave principal que se encuentra en la ficha Diseño.

Podrás diferencia el campo de la clave principal por un pequeño icono que se mostrará a la izquierda del nombre.

Propiedades de los campos

Para cada uno de los campos creados se pueden modificar ciertas propiedades. Solamente selecciona alguno de los campos y podrás ver mayor detalle en el panel Propiedades del campo.

En la imagen superior puedes observar que he modificado el tamaño del campo Nombre de acuerdo al diseño que se realizó de la tabla. De esta manera puedes seleccionar cualquier campo de la tabla y modificar sus propiedades.

Finalmente debemos pulsar el botón Guardar que nos permitirá asignar un nombre a la tabla y guardar las modificaciones que hemos realizado.

como hacer un formulario en vista diseño access?

Access permite crear formularios tanto en "vista de diseño" como desde los "Asistentes".

Access proporciona una serie de asistentes para crear formularios que aceleran y facilitan mucho la creación de los formularios, con solo indicarle la tabla que queremos utilizar. Esto lo hacemos eligiendo en la ventana superior la tabla sobre la que deseamos crear el formulario

En la ventana inferior izquierda, titulada "Campos disponibles", tenemos un listado de todos los campos de la tabla, con los botones centrales podemos seleccionar los campos que deseemos tener en nuestro formulario uno a uno, utilizando el botón superior, o todos a la vez , pulsando el segundo botón. Podemos utilizar los dos botones inferiores para deshacer nuestras selecciones en el caso de que deseemos rectificar.

Una vez que hayamos seleccionado los campos que deseemos que tenga nuestro formulario pulsaremos el botón "Siguiente".

En la siguiente ventana de dialogo se nos preguntara por el tipo de distribución deseamos apicar al formulario

Nosotros vamos a elegir esta vez el diseño en columnas y pulsaremos siguiente. En la siguiente ventana se nos preguntara por el estilo que deseamos aplicar a nuestro formulario.

Lo que nos pregunta Access en este cuadro de dialogo es que tipo de decoración queremos aplicar a nuestro formulario, según posicionemos el cursor en uno u otro en la ventana de la izquierda se nos mostrara un ejemplo del fondo que podemos aplicar a nuestro formulario. Una vez que tengamos elegido el estilo, pulsaremos el botón siguiente.

En esta ventana se nos pregunta por el titulo que deseemos para nuestro formulario, así como si queremos abrir ya el formulario o si primero queremos modificar el diseño del formulario, esto ultimo lo dejaremos para la siguiente lección.

Ahora pulsaremos el botón "Finalizar" y veremos como ha quedado nuestro formulario

Este es nuestro flamante nuevo formulario

Como vemos, tenemos accesible todos los campos del registro, la forma de moverse por ellos es más natural y cómoda. Con los botones de la parte inferior de la ventana podemos movernos entre los distintos registros de la tabla, y con el botón de la derecha creamos un registro en blanco para introducir nuevos datos

como hacer consultas e informe?

Aprenderás a usar la ventana preliminar de informes, a modificar los informes usando la vista de diseño, a ver las secciones de un informe, a modificar el tamaño de los informes y formularios, a añadir imágenes y a modificar una consulta base de un informe.

Los informes

Vamos a terminar los capítulos sobre Access con los informes. Los informes son los elementos de las bases de datos pensados para imprimir los datos en papel.

Las técnicas para crear y modificar los informes son prácticamente las mismas que las utilizadas con los formularios. Las únicas diferencias provienen del hecho de que mientras los formularios se usan para introducir, modificar y ver los datos de las tablas, los informes están diseñados para imprimirlos. Esto implica que, por ejemplo:

ð No tenga sentido en los informes el uso de controles que impliquen la intervención del usuario. Por ejemplo, no tiene sentido incluir un cuadro combinado en un informe, ya que no hay forma de que el usuario pueda seleccionar una opción en un papel impreso.

ð Las secciones toman una especial importancia en los informes, que no tienen en los formularios.

La figura 10.1 muestra los datos de un curso tal y como se imprimirán. De hecho, esto es un informe en la vista que muestra cómo aparecerán los datos al imprimirse en papel. En los siguientes apartados, vamos a ver cómo crear y modificar este informe.

Figura 10.1. Ejemplo de informe

Crear un informe

La forma de crear un informe es similar a la usada para los formularios: emplear un asistente. Los siguientes pasos muestran cómo hacerlo:

1.  En el panel de exploración, haz clic sobre el menú y elige Informes.

2.  Haz clic en la ficha Crear y ejecuta el Asistente para informes del grupo Informespara abrir la primera ventana del asistente.

3.  Utiliza esta ventana de igual forma que en los ejemplos de formularios. Si quieres usar datos de varias tablas, añade campos de tantas ­tablas como desees. En nuestro ejemplo, hemos añadido los campos IdCurso, Nombre, FechaInicio, FechaFin y Precio de la tabla Cursos. De la tabla AlumnosPorCurso el campo IdAlumno. Y de la tabla Alumnos, el nombre, los apellidos y el teléfono móvil.

4.  Al hacer clic en Siguiente, aparece la segunda ventana del asistente (figura 10.2). En ella, al ser varias las tablas involucradas, Access pregunta si quieres mostrar la información por Curso o por Alumno. A nosotros nos interesa por cursos, así que haz clic enSiguiente.

Figura 10.2. Segunda ventana del asistente

5.  La siguiente ventana pregunta si quieres agrupar los datos por algún tipo de campo. Es útil si se desea realizar alguna suma o contar algún tipo de dato. En este ejemplo no tiene sentido, así que haz clic en Siguiente.

6.  La siguiente ventana permite clasificar la salida por un campo (igual que ocurría en las consultas). En nuestro ejemplo, es útil ordenar los alumnos de los cursos primero por nombre y, después, por apellidos (figura 10.3).

Figura 10.3. El informe de varias tablas terminado

7.  Tras hacer clic en Siguiente, hay que decidir en la nueva ventana la distribución de los datos (haz clic en las distintas opciones y verás el resultado en el cuadro de ejemplo) y la orientación. Nuestro consejo es que elijas la orientación Horizontal.

8.  Al hacer clic en Siguiente, la nueva ventana muestra los distintos estilos aplicables al informe. Nosotros hemos dejado la ­opción Oficina.

9.  Por último, haz clic en Siguiente, escribe el título del informe (Informe de alumnos por cursos) y haz clic en Finalizar.

La figura 10.4 muestra el resultado final de esta larga secuencia de pasos.

Figura 10.4. El informe de varias tablas terminado